Organiser

Procédure

  • Les personnes souhaitant organiser leur propre Ethnopoly contactent d’abord Ethnopoly Suisse via le formulaire de contact
  • Au cours d’une réunion commune, les questions les plus importantes ainsi que les étapes nécessaires sont abordées
  • Après un temps de réflexion, l’Entité d’Organisation décide du niveau de prestations choisies pour l’accompagnement par Ethnopoly Suisse
  • L’entité organisatrice locale et Ethnopoly Suisse signent un accord qui règle les attentes qualitatives d’un Ethnopoly
  • Après l’organisation du jeu, les leçons apprises sont discutées lors d’une réunion de bilan
  • L’équipe locale remplit un formulaire de documentation pour le site web (rapport) et met à disposition des photos, films et autres documents qui peuvent être utiles à d’autres équipes

Intro Vous souhaitez organiser un ethnopoly... Quelles sont
les étapes
1/7
Premiers pas l'association Ethnopoly
peut vous aider
Accompagner les premiers pas trouver
des
ressources
préciser
notre
collaboration
Constituer
l'équipe
Vous donner
des outils
2/7
Organiser Nous mettons à disposition
divers modèles:
3/7 Organiser Rétro-planning Budget prévisionnel Check liste finale Timeline Supports de
communication
Conseils
support jour J
Base de données Conseils pour l’évènement
de clôture du jeu
Communiquer Communiquer 4/7 Grâce aux
outils suivants:
Réseaux sociaux
Conseils à la
communication
Modèles de lettres type Accompagnants
Invitation volontaires
Effets positifs
Postes institutionnels
Invitation VIP
Trouver des ressources l'association Ethnopoly
peut vous aider
Trouver des ressources Trouver
des
ressources
Conseils et
pistes pour
la recherche
de fonds
3/7
Jour J Nous mettons à disposition
divers modèles:
6/7 Pour le Jour J Rétro-planning Liste d'inscription Bases de données Répartition des
responsabilités
Après Après le jeu 7/7 Un rapport complet
est rédigé
puis partagé
sur le site internet
play_circle_filled pause_circle_filled

Soutiens possibles

Les règles d’Ethnopoly sont très flexibles et peuvent toujours être adaptées aux réalités locales. L’équipe locale reste en tous les cas responsable pour l’organisation de son projet. Ethnopoly Suisse peut en revanche donner des conseils concernant les possibles options des règles ainsi que donner des recommandations concernant l’organisation pratique du jeu. En même temps, l’association met à disposition des outils, concepts ou d’autres documents utiles provenant d’Ethnopolys passés. Elle peut également mettre en contact l’équipe locale avec les responsables d’un Ethnopoly qui peut servir comme modèle.

Slide

Niveau 1: Autonome

Peut-être avez-vous déjà organisé un Ethnopoly ? Par conséquent, le jeu et sa mise en place n’ont plus de secret pour vous ! 

Lors d’une rencontre avec les membres d’Ethnopoly Suisse, des documents vous seront proposés pour vous aider à amorcer la mise en œuvre de cette magnifique aventure.

Si plus tard au cours de cette préparation, vous sentez le besoin d’un appui, Ethnopoly Suisse est à même de vous proposer différentes prestations à la carte ainsi que l’accès à une « Boîte à Outils », où vous trouverez de précieux documents facilitateurs déterminants à la fois pour l’organisation, la gestion, la logistique et la recherche de fonds

Compris dans la prestation gratuite de l’Association Ethnopoly Suisse:

  • Participation à 2 réunions de préparation et 1 réunion de bilan
  • Clarification de la demande et ajustement en fonction du contexte
  • Clarification sur le jeu Ethnopoly et ses valeurs (document de référence)
  • Propositions de plusieurs types de versions (compétitif, guidé, libre) en fonction du contexte
  • Identification du périmètre et de la dimension du jeu (quels participants, 1/2 journée, journée…)
  • Identification des partenaires opérationnels de base (noyau organisationnel)
  • Organisation des réunions de travail (périodicité de démarrage puis accélération finale)
  • Recommandations (personnel, fournisseurs, dates, autorisations, photos…)
  • Identification de partenaires opérationnels complémentaires
  • Identification de partenaires symboliques (institutions, autorités, parrains, observateurs, médias)
  • Identification de partenaires financiers
  • Mise à disposition d’un memento du matériel d’organisation pour le jour J (plan, guide, accessoires, casquettes, sacs, T-shirts, badges, etc.)
  • Conditions d’annulation et point de non retour: identification de la gouvernance
  • Réunion de bilan avec questionnaire Ethnopoly (formulaire préformaté)
  • Option: réunion supplémentaire (tarif à définir)

Niveau 2: Coup de main

L’idée d’organiser un Ethnopoly vous enchante, mais c’est une première!
Ou alors vous manquez tout simplement de l’appui rassurant d’un “cool expert” en méthodologie et de ressources humaines et matérielles?.. 

Les experts de l’association Ethnopoly Suisse vous proposent des prestations d’accompagnement personnalisées et des documents précieux (Boîte à Outils) qui vous permettront d’organiser votre travail en optimisant votre temps. Vous et votre équipe êtes les architectes du jeu, vous avez les rênes. Ethnopoly vous épaule et vous fournit des documents-type, des supports de travail sur lesquels vous construire et gérer votre projet, ainsi que des conseils pour en garantir la réussite.

Inclus dans les prestations de niveau 2: Toutes les prestations du niveau 1* ainsi que:

  • Retroplanning avec les étapes du projet et la timeline
  • Aide à l’établissement d’un budget prévisionnel (template pré-rempli)
  • Aide aux demandes de subventions et autres soutiens financiers :
    (document de recommandations sur la constitution des dossiers, optimisation des demandes,
    calendriers usuels des bailleurs de fonds, identification des sponsors locaux)
  • Aide à la recherche d’hôtes
  • Aide à la recherche de postes institutionnels
  • Aide à la recherche d’accompagnants
  • Aide à la recherche de bénévoles pour le jour J
  • Aide à la création de supports de communication
  • Aide à la stratégie de communication
  • Mise à disposition d’une base de données en ligne pour inscrire et gérer bénévoles et participants
  • Aide à la création des équipes d’enfants (anticipation, mixité…)
  • Conseils pour l’organisation de l’évènement de clôture du jeu (fête, verrée, allocutions, etc.)
  • Mise à disposition d’une check list finale avant jour J
  • Conseil sur la mise en place d’un support pour le jour J (équipe mobile, groupe whatsapp, samaritains..)
  • Présence le Jour J en tant qu’observateur pour feedbacks nécessaires au bilan

Rappel des prestations offertes au niveau 1:

  • Participation à 2 réunions de préparation et 1 réunion de bilan
  • Clarification de la demande et ajustement en fonction du contexte
  • Clarification sur le jeu Ethnopoly et ses valeurs (document de référence)
  • Propositions de plusieurs types de versions (compétitif, guidé, libre) en fonction du contexte
  • Identification du périmètre et de la dimension du jeu (quels participants, 1/2 journée, journée…)
  • Identification des partenaires opérationnels de base (noyau organisationnel)
  • Organisation des réunions de travail (périodicité de démarrage puis accélération finale)
  • Recommandations (personnel, fournisseurs, dates, autorisations, photos…)
  • Identification de partenaires opérationnels complémentaires
  • Identification de partenaires symboliques (institutions, autorités, parrains, observateurs, médias)
  • Identification de partenaires financiers
  • Mise à disposition d’un memento du matériel d’organisation pour le jour J (plan, guide, accessoires, casquettes, sacs, T-shirts, badges, etc.)
  • Conditions d’annulation et point de non retour: identification de la gouvernance
  • Réunion de bilan avec questionnaire Ethnopoly (formulaire préformaté)
  • Option: réunion supplémentaire (tarif à définir)

Niveau 3: Clé en main

Le concept du jeu vous séduit de manière irrésistible !
Vous souhaitez pouvoir l’implanter dans votre quartier/commune/institution mais vous n’avez pas le temps d’en assumer la charge.
L’association Ethnopoly Suisse vous apporte son expertise pour établir une étude de faisabilité (optionnelle), et surtout pour mener à bien l’organisation de l’aventure de A à Z, selon le format souhaité avec les ressources humaines et les moyens que vous êtes à même de lui octroyer.

Vous êtes donc à l’origine du projet mais vous nous déléguez l’entièreté de la mise en œuvre du jeu que nous organisons selon vos souhaits.

Nous vous proposons un service expert incluant:

  • Etude de faisabilité facturée à part (145.-/h min)
  • Toutes les prestations du niveau 1 et 2*
  • L’Expert Ethnopoly assume la fonction de Chef de Projet
  • Certaines tâches seront concrètement assurées (saisies, gestions, réalisation des supports…)
  • Coordination avec le responsable de l’événement
  • Attention: la responsabilité du Jeu n’inclut pas la Responsabilité de l’évènement de clôture

Jour J

  • Présence en tant que superviseur et aide à la gestion des imprévus
  • Présence pour feedbacks nécessaires au bilan

Bilan de l’édition

  • Etablissement des comptes finaux
  • Transmission aux partenaires des comptes finaux
  • Etablissement du rapport final avec bilan et perspectives
  • Recueil de photos et films
  • Mise en ligne des photos et films

*Rappel des prestations incluses aux niveaux 1 et 2:

  • Participation à 2 réunions de préparation et 1 réunion de bilan
  • Clarification de la demande et ajustement en fonction du contexte
  • Clarification sur le jeu Ethnopoly et ses valeurs (document de référence)
  • Propositions de plusieurs types de versions (compétitif, guidé, libre) en fonction du contexte
  • Identification du périmètre et de la dimension du jeu (quels participants, 1/2 journée, journée…)
  • Identification des partenaires opérationnels de base (noyau organisationnel)
  • Organisation des réunions de travail (périodicité de démarrage puis accélération finale)
  • Recommandations (personnel, fournisseurs, dates, autorisations, photos…)
  • Identification de partenaires opérationnels complémentaires
  • Identification de partenaires symboliques (institutions, autorités, parrains, observateurs, médias)
  • Identification de partenaires financiers
  • Mise à disposition d’un memento du matériel d’organisation pour le jour J (plan, guide, accessoires, casquettes, sacs, T-shirts, badges, etc.)
  • Conditions d’annulation et point de non retour: identification de la gouvernance
  • Réunion de bilan avec questionnaire Ethnopoly (formulaire préformaté)
  • Option: réunion supplémentaire (tarif à définir)
  • Retroplanning avec les étapes du projet et la timeline
  • Aide à l’établissement d’un budget prévisionnel (modèle prérempli)
  • Aide aux demandes de subventions et autres soutiens financiers :
    (document de recommandations sur la constitution des dossiers, optimisation des demandes,
    calendriers usuels des bailleurs de fonds, identification des sponsors locaux)
  • Aide à la recherche d’hôtes
  • Aide à la recherche de postes institutionnels
  • Aide à la recherche d’accompagnants
  • Aide à la recherche de bénévoles pour le jour J
  • Aide à la création de supports de communication
  • Aide à la stratégie de communication
  • Mise à disposition d’une base de données en ligne pour inscrire et gérer bénévoles et participants
  • Aide à la création des équipes d’enfants (anticipation, mixité…)
  • Conseils pour l’organisation de l’évènement de clôture du jeu (fête, verrée, allocutions, etc.)
  • Mise à disposition d’une checklist finale avant jour J
  • Conseil sur la mise en place de support de communication pour le jour J (équipe mobile, groupe Whatsapp, samaritains.)
  • Présence le Jour J en tant qu’observateur pour feedbacks nécessaires au bilan

Ci dessous, le détail des prestations, réparties selon le niveau choisi, et évaluées en termes d’heures et de budget:

Nous sommes à votre disposition. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.