Organiser

Procédure

  • Vous souhaitez organiser le jeu? Contactez Ethnopoly Suisse via le formulaire de contact
  • Au cours d’une réunion, les questions les plus importantes et les étapes sont abordées
  • Vous décidez du niveau de prestations choisi pour être éventuellement accompagné par Ethnopoly Suisse
  • Vous signez un accord et un contrat de prestations, le cas échéant
  • Le jeu terminé, les leçons apprises sont partagées lors d’une réunion de bilan
  • Votre équipe locale remplit un formulaire de documentation pour le site web (rapport) et met à disposition d’Ethnopoly Suisse des photos, films, etc.

Soutiens possibles

Les règles d’Ethnopoly sont très flexibles et peuvent toujours être adaptées aux réalités locales.

L’équipe locale reste en tous les cas responsable pour l’organisation de son projet.

Suivant le niveau de prestations choisi, Ethnopoly Suisse met à disposition des outils, concepts ou d’autres documents utiles provenant d’Ethnopolys passés. 

Niveau 1: Autonome

Peut-être avez-vous déjà organisé un Ethnopoly ? Par conséquent, le jeu et sa mise en place n’ont plus de secret pour vous ! 

Lors d’une rencontre avec les membres d’Ethnopoly Suisse, des documents vous seront proposés pour vous aider à amorcer la mise en œuvre de cette magnifique aventure.

Si plus tard au cours de cette préparation, vous sentez le besoin d’un appui, Ethnopoly Suisse est à même de vous proposer différentes prestations à la carte ainsi que l’accès à une « Boîte à Outils », où vous trouverez de précieux documents facilitateurs déterminants à la fois pour l’organisation, la gestion, la logistique et la recherche de fonds

Compris dans la prestation gratuite de l’Association Ethnopoly Suisse:

  • Participation à 2 réunions de préparation et 1 réunion de bilan
  • Clarification de la demande et ajustement en fonction du contexte
  • Clarification sur le jeu Ethnopoly et ses valeurs (document de référence)
  • Propositions de plusieurs types de versions (compétitif, guidé, libre) en fonction du contexte
  • Identification du périmètre et de la dimension du jeu (quels participants, 1/2 journée, journée…)
  • Identification des partenaires opérationnels de base (noyau organisationnel)
  • Organisation des réunions de travail (périodicité de démarrage puis accélération finale)
  • Recommandations (personnel, fournisseurs, dates, autorisations, photos…)
  • Identification de partenaires opérationnels complémentaires
  • Identification de partenaires symboliques (institutions, autorités, parrains, observateurs, médias)
  • Identification de partenaires financiers
  • Mise à disposition d’un memento du matériel d’organisation pour le jour J (plan, guide, accessoires, casquettes, sacs, T-shirts, badges, etc.)
  • Conditions d’annulation et point de non retour: identification de la gouvernance
  • Réunion de bilan avec questionnaire Ethnopoly (formulaire préformaté)
  • Option: réunion supplémentaire (tarif à définir)

Niveau 2: Coup de main

L’idée d’organiser un Ethnopoly vous enchante, mais c’est une première!
Ou alors vous manquez tout simplement de l’appui rassurant d’un “cool expert” en méthodologie et de ressources humaines et matérielles ?

Les experts de l’association Ethnopoly Suisse vous proposent des prestations d’accompagnement personnalisées et des documents précieux (Boîte à Outils) qui vous permettront d’organiser votre travail en optimisant votre temps. Vous et votre équipe êtes les architectes du jeu, vous avez les rênes. Ethnopoly vous épaule et vous fournit des documents-type, des supports de travail sur lesquels vous construire et gérer votre projet, ainsi que des conseils pour en garantir la réussite.

Inclus dans les prestations de niveau 2:

  • Toutes les prestations du niveau 1* ainsi que :
  • Accès à la Boîte à Outils
  • Retroplanning avec les étapes du projet et la timeline
  • Aide à l’établissement d’un budget prévisionnel (modèle prérempli)
  • Aide aux demandes de subventions et autres soutiens financiers :
    (document de recommandations sur la constitution des dossiers, optimisation des demandes,
    calendriers usuels des bailleurs de fonds, identification des sponsors locaux)
  • Aides: à la recherche d’hôtes, de postes institutionnels, d’accompagnants, de bénévoles pour le jour J
  • Communication: aide à la création de supports de communication et à la stratégie de communication
  • Mise à disposition d’une base de données en ligne pour inscrire et gérer bénévoles et participants
  • Aide à la création des équipes d’enfants (anticipation, mixité…)
  • Conseils pour l’organisation de l’évènement de clôture du jeu (fête, verrée, allocutions, etc.)
  • Mise à disposition d’une checklist finale avant jour J
  • Conseil sur la mise en place d’un support pour le jour J (équipe mobile, groupe Whatsapp, samaritains.)
  • Présence le Jour J en tant qu’observateur pour feedbacks nécessaires au bilan

*Le listing des différentes aides et actions sont à consulter au niveau 1.

Niveau 3: Clé en main

Le concept du jeu vous séduit de manière irrésistible !
Vous souhaitez pouvoir l’implanter dans votre quartier/commune/institution mais le temps vous manque pour en assumer la charge.
L’association Ethnopoly Suisse vous apporte son expertise pour mener à bien l’organisation de l’aventure de A à Z, selon le format souhaité avec les ressources humaines et les moyens que vous êtes à même de lui octroyer. L’association peut également établir une étude de faisabilité (optionnelle).

Vous êtes l’initiateur du projet mais vous nous déléguez l’entièreté de la mise en œuvre du jeu, que nous organisons selon vos souhaits.

Nous vous proposons un service expert incluant:

  • Toutes les prestations du niveau 1 et 2*
  • L’Expert Ethnopoly assume la fonction de Chef de Projet
  • Certaines tâches seront concrètement assurées (saisies, gestions, réalisation des supports…)
  • Coordination avec le responsable de l’événement
  • Attention: la responsabilité du jeu n’inclut pas la responsabilité de l’évènement de clôture

Jour J

  • Présence en tant que superviseur et aide à la gestion des imprévus
  • Présence pour feedbacks nécessaires au bilan

Bilan de l’édition

  • Établissement des comptes finaux
  • Transmission aux partenaires des comptes finaux
  • Établissement du rapport final avec bilan et perspectives
  • Recueil de photos et films
  • Mise en ligne des photos et films

NB: Une étude de faisabilité peut être sollicitée. Elle est facturée à part (145.-/h. TTC)

*Le listing des différentes aides et actions sont à consulter dans chacun des autres niveaux.

Ci dessous, le détail des prestations, réparties selon le niveau choisi, et évaluées en termes d’heures et de budget: